Från Excel-kaos till realtidsplattform för säsongsrekrytering

Nordiskt Rederis säsongsrekrytering hanterades genom ett nät av Excel-filer som skickades mellan HR, rekryterare och ett halvdussin externa parter: cateringpartner, bemanningspartner, lönekontor, logistikpartner och besättningsplanering. Varje part behövde sin egen delmängd av personaldata, men alla arbetade mot samma källfiler. Resultatet var versionskaos: ingen visste säkert vilken fil som var den senaste, ändringar tappades bort mellan e-postkedjor, och manuella kopieringsfel ledde till felaktiga uppgifter hos mottagarna.

Utöver det operativa slitaget fanns en växande GDPR-risk. Känslig personaldata (personnummer, löneuppgifter, hälsointyg) spreds okontrollerat via mejl och delade mappar utan åtkomstkontroll eller spårbarhet. Det saknades helt möjlighet att veta vem som hade sett eller ändrat vad. Vid en revision skulle organisationen inte kunna redovisa dataflödet.

Samtidigt ökade trycket inför varje rekryteringssäsong. HR-teamet lade oproportionerligt mycket tid på att manuellt sammanställa, filtrera och skicka ut datautdrag istället för att fokusera på sitt kärnuppdrag. Varje ny medarbetare som lades till innebar manuell uppdatering i flera flikar och flera utskick, en process som varken skalade eller var hållbar.

• Realtidsplattform med rollbaserad åtkomst: En fullständig webbapplikation byggdes med Next.js 16, React 19, TypeScript och Supabase (PostgreSQL). Sju distinkta roller (HR-admin, rekryterare, cateringpartner, bemanningspartner, lönekontor, logistikpartner och besättning) får var sin skräddarsydd vy av samma datakälla, styrd av Row Level Security direkt i databasen.
• Hybridschema med dynamiska kolumner: Kärndatan lagras relationellt medan partspecifika fält hanteras via JSONB (custom_data). Det ger HR-admin full kontroll över vilka kolumner varje extern part ser och kan redigera, utan databasändringar eller ny deployment.
• Automatiserade påminnelser och notifieringar: Cron-jobb på Vercel triggar dagliga bemanningspartner-masterdata-påminnelser och personalcertifieringssystem-deadline-notiser (mån–fre 06:00 UTC), vilket eliminerar manuell uppföljning och minskar risken att deadlines missas.
• Import/export med validering: Stöd för CSV- och Excel-import med typkontroll och felrapportering, samt filtrerad export med valbara fält. Besättningsspecifik export för besättningsklara medarbetare finns som dedikerat flöde.
• Fullständig ändringslogg och GDPR-grund: Alla fältändringar loggas i employee_column_changes. Soft delete (arkivering istället för radering), aktivitetsspårning per användare och sessionhantering med HTTP-only cookies ger en solid grund för GDPR-efterlevnad.
• Rum- och kapacitetshantering: Digitalt stöd för hotellrumsallokering baserat på kön och befattning, kopplat till bemanningspartner-datum och kapacitetsplanering, en process som tidigare sköttes helt på papper.

Nordiskt Rederi gick från ett manuellt, felbenäget Excel-flöde till en modern realtidsplattform som sju externa parter kan logga in på och se exakt den data de behöver, inget mer, inget mindre. HR-teamet sparar timmar per vecka genom att slippa sammanställa och skicka utdrag, och risken för felaktiga uppgifter hos mottagarna har i praktiken eliminerats. Den automatiserade deadlinebevakningen innebär att kritiska datum för bemanningspartnern och personalcertifieringssystemet inte längre faller mellan stolarna.

Tekniskt vilar lösningen på en modern stack (Next.js, Supabase, TypeScript) med Row Level Security som primärt skyddslager, komplett ändringslogg och en arkitektur som enkelt kan utökas med nya roller eller datafält utan ombyggnad. Plattformen är redo för produktion på Vercel med automatiserade nattliga databasbackuper och staging-miljö. En infrastruktur som ger Nordiskt Rederi trygghet att vidareutveckla systemet långt efter engagemangets slut.